Voor veel ondernemers roept dat direct vragen op. Hoe hoog mag een waarborgsom eigenlijk zijn? Wordt er BTW over berekend? En wanneer krijg je het bedrag weer terug?
Een waarborgsom huur bedrijfspand is een vast onderdeel van veel commerciële huurovereenkomsten. Toch is lang niet altijd duidelijk hoe deze regeling werkt. In dit artikel lees je wat een waarborgsom precies is, hoe hoog een redelijke borg is, hoe je deze verwerkt in je administratie en waar je op moet letten voordat je een kantoorruimte huurt.
Een waarborgsom is een bedrag dat je als huurder vooraf betaalt aan de verhuurder. Het dient als financiële zekerheid voor het geval er tijdens of aan het einde van de huurperiode kosten ontstaan.
Een verhuurder mag de waarborgsom gebruiken wanneer sprake is van huurachterstand, schade aan het kantoor of wanneer de ruimte niet volgens afspraak wordt opgeleverd.
De waarborgsommen betekenis binnen de zakelijke vastgoedmarkt verschilt van particuliere woninghuur. Voor woningen gelden meer wettelijke regels, terwijl er voor een waarborgsom kantoorruimte geen wettelijk maximum bestaat. Verhuurder en huurder maken hierover samen afspraken in het huurcontract.
Voor de verhuurder biedt dit zekerheid. Voor de huurder is het belangrijk om vooraf duidelijk vast te leggen wanneer en onder welke voorwaarden de waarborgsom wordt terugbetaald.
Hoeveel waarborgsom betaal je voor een kantoor?
Voor een kantoorruimte bestaat geen wettelijk maximum. Wel geldt dat de hoogte waarborgsom kantoor redelijk en proportioneel moet zijn.
In de praktijk vragen verhuurders meestal een waarborgsom van twee tot drie maanden kale huur. Ook rechters beschouwen maximaal drie maanden kale huur doorgaans als een redelijke borg.
De uiteindelijke hoogte hangt onder andere af van:
- de locatie van het kantoor;
- de looptijd van het huurcontract;
- de kredietwaardigheid van de huurder;
- de financiële geschiedenis van het bedrijf;
- de staat van het pand.
Een startende ondernemer zonder financiële historie zal vaak een hogere zekerheid moeten bieden dan een bedrijf dat al jarenlang gezond draait.
Waarborgsom en BTW: hoe zit dat?
Een van de meest gestelde vragen is hoe het zit met waarborgsom huur bedrijfspand BTW.
Goed nieuws: over een waarborgsom wordt normaal gesproken geen BTW berekend. Een waarborgsom BTW is namelijk geen betaling voor een dienst of product. Het is uitsluitend een borgstelling die dient als zekerheid voor de verhuurder.
Dat betekent ook dat je meestal geen reguliere BTW-factuur ontvangt voor de waarborgsom. De borg wordt doorgaans apart vermeld in de huurovereenkomst of op een afzonderlijke factuur zonder BTW.
Voor veel ondernemers is dit prettig, omdat zij hierdoor niet onverwacht extra kosten boven op de borg hoeven te betalen.
Hoe boek je een waarborgsom in je administratie?
Een waarborgsom is geen kostenpost. Daarom boek je deze niet op de winst- en verliesrekening.
In plaats daarvan plaats je de betaling op een tussenrekening op de balans, bijvoorbeeld onder "borgstelling" of "waarborgsom".
Wanneer de huur eindigt en de borg wordt terugbetaald of verrekend, wordt deze balanspost weer afgeboekt.
Voor ondernemers die hun administratie zelf verzorgen, is dit een belangrijk verschil. De borg heeft invloed op de liquiditeit van het bedrijf, maar niet op de winst.
Verschil tussen waarborgsom en bankgarantie
Sommige verhuurders vragen geen waarborgsom, maar een bankgarantie. Beide vormen bieden zekerheid, maar werken anders.
| Waarborgsom | Bankgarantie |
|---|---|
| Geld staat bij de verhuurder | De bank staat garant |
| Geen extra kosten | Jaarlijkse kosten aan de bank |
| Geld staat vast tijdens de huur | Liquiditeit blijft beschikbaar |
| Eenvoudige regeling | Meer administratieve afhandeling |
Het verschil waarborgsom bankgarantie zit dus vooral in de manier waarop zekerheid wordt geboden.
Een waarborgsom kost geen extra bankkosten, maar je kunt het geld tijdelijk niet gebruiken. Een bankgarantie kost wel een vergoeding, maar je houdt je werkkapitaal beschikbaar.
Welke optie het beste past, hangt af van de financiële positie van je bedrijf én de voorkeur van de verhuurder.
Een verhuurder mag de waarborgsom niet zomaar aanspreken.
Dat mag alleen wanneer:
- er sprake is van huurachterstand;
- jij als huurder schade hebt veroorzaakt;
- het kantoor niet volgens afspraak wordt opgeleverd.
Wordt een deel van de borg gebruikt tijdens de huurperiode? Dan staat in veel huurovereenkomsten dat je de waarborgsom weer moet aanvullen tot het oorspronkelijke bedrag.
Controleer daarom altijd goed welke afspraken hierover in het huurcontract staan.
Wanneer krijg je de waarborgsom terug?
De waarborgsom terugkrijgen gebeurt nadat de huurovereenkomst is beëindigd en het kantoor correct is opgeleverd.
Er bestaat geen wettelijke termijn voor terugbetaling. In de praktijk betalen veel verhuurders de borg binnen vier tot zes weken terug.
Voor volledige terugbetaling gelden meestal drie voorwaarden:
- er is geen huurachterstand;
- het kantoor is netjes opgeleverd;
- alle afspraken uit het huurcontract zijn nagekomen.
Maak daarom zowel bij de start als aan het einde van de huur een opleverstaat. Daarmee voorkom je discussies over eventuele schade.
Alternatieven voor een waarborgsom
Een waarborgsom is niet de enige mogelijkheid om zekerheid te bieden.
Alternatieven zijn onder andere:
- een bankgarantie;
- een borgstelling door een holding of moedermaatschappij;
- een waarborgverzekering;
- een persoonlijke garantie van bestuurders van een BV.
Niet iedere verhuurder accepteert deze alternatieven. Bespreek daarom vooraf welke mogelijkheden er zijn.
Praktisch rekenvoorbeeld
Stel dat je een kantoor van 80 m² huurt.
Kale huur
€1.900 per maand
Waarborgsom
3 maanden kale huur
€1.900 × 3 = €5.700
BTW
€0
Over de waarborgsom wordt normaal gesproken geen BTW berekend.
Na afloop van de huur
Je levert het kantoor netjes op. Er is geen huurachterstand en er zijn geen schades.
Je ontvangt de volledige €5.700 terug.
Dit voorbeeld laat zien dat een waarborgsom kantoor huren vooral invloed heeft op je beschikbare liquiditeit aan het begin van het huurcontract, maar geen extra huurkosten vormt.
Waar let je op voordat je een huurcontract tekent?
Lees de afspraken over de waarborgsom altijd goed door voordat je tekent.
Vraag om een duidelijke specificatie van de borg en de voorwaarden voor terugbetaling. Controleer ook hoe lang de verhuurder maximaal heeft voor de eindafrekening.
Vraag daarnaast naar eerdere eindafrekeningen of procedures als je twijfelt over de verhuurder. Soms is het ook mogelijk om te onderhandelen over de hoogte van de borg, zeker wanneer je bedrijf financieel gezond is of wanneer je een bankgarantie kunt aanbieden.
Met goede afspraken voorkom je verrassingen en weet je precies waar je aan toe bent voordat je de sleutel van je nieuwe kantoor ontvangt.