Dat geldt voor een kleine verhuizing van een paar werkplekken net zo goed als voor een complete bedrijfsverhuizing. In dit artikel vind je een complete checklist voor de verhuizing van je kantoor, een stappenplan in vijf stappen en een eerlijk verhaal over de kosten. Onderaan kun je de checklist als PDF downloaden.
Wanneer begin je met een kantoorverhuizing?
Eerder dan je denkt. Het verhuizen zelf duurt misschien maar een dag. De voorbereiding niet. Een zakelijke verhuizing heeft meer wachttijden dan een particuliere. Je moet een huurcontract opzeggen, een nieuw kantoor kiezen, internet regelen, adressen wijzigen en iedereen informeren. Elk van die stappen kan tijd kosten die je niet volledig in de hand hebt.
Een handige vuistregel: reken terug vanaf de verhuisdatum. Zet die datum vast en bepaal per onderdeel wanneer het klaar moet zijn. Zo ziet een globale tijdlijn er voor een klein of middelgroot bedrijf uit:
Een half jaar vooraf. Check de opzegtermijn van je huidige huurcontract. Begin met zoeken naar een nieuw kantoor. Wijs een verhuiscoördinator aan.
Drie tot vier maanden vooraf. Leg de afspraken voor het nieuwe kantoor vast. Inventariseer wat mee moet en wat weg kan. Vraag offertes aan als je een verhuisbedrijf inschakelt.
Twee maanden vooraf. Regel internet en telefonie op het nieuwe adres. Informeer medewerkers over de datum en wat er van ze wordt verwacht.
Een maand vooraf. Communiceer de verhuizing naar klanten en leveranciers. Bereid de benodigde adreswijzigingen voor en controleer wanneer je deze kunt doorgeven.
De week van de verhuizing. Inpakken, labelen en afvoeren wat niet mee hoeft. Doe een laatste check van de nieuwe werkplek.
De week erna. Rond de oplevering van het oude pand af en evalueer de verhuizing met het team.
Deze planning is een richtlijn. Hoeveel voorbereiding je nodig hebt, hangt af van de grootte van je bedrijf, je huidige huurcontract en de nieuwe locatie.
Wil je verhuizen naar een instapklaar kantoor, dan vallen veel stappen rondom internet, meubilair en inrichting weg. Daar komen we verderop op terug.
Checklist kantoorverhuizing
Dit is de checklist die je ook onderaan als PDF kunt downloaden. Loop hem in deze volgorde door en vink af wat je al geregeld hebt.
Huurcontract en opzegtermijn. Lees je huidige contract. Wanneer kun je opzeggen, hoe moet dat en wat is de opleverplicht? Dit bepaalt mede je verhuisdatum.
Nieuw kantoor kiezen. Bepaal wat je nodig hebt: aantal werkplekken, vergaderruimte, bereikbaarheid en groeiruimte. Lees ook wat een modern kantoor is voordat je gaat kijken.
Verhuiscoördinator aanwijzen. Eén persoon houdt de planning bij en is aanspreekpunt voor iedereen. Zonder die persoon lopen verantwoordelijkheden al snel door elkaar.
Inventarisatie. Loop het kantoor door en beslis per ruimte wat meegaat, wat tijdelijk in opslag moet en wat weg kan. Dit bepaalt hoeveel je verhuist en wat daarvoor nodig is.
IT en internet. Controleer de internetaansluiting op het nieuwe adres. Plan wanneer systemen worden verhuisd en wie dat doet. Test alles vóór de eerste werkdag.
Adreswijziging. Controleer welke gegevens je moet wijzigen bij de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, je bank, verzekeraar, leveranciers en abonnementen. Pas ook je website, e-mailhandtekening en Google-bedrijfsprofiel aan.
Communicatie naar medewerkers en klanten. Medewerkers eerst, klanten en relaties daarna. Vertel wat er verandert, wanneer en wat ze moeten doen.
Verhuisbedrijf of zelf doen. Bij een paar werkplekken kun je de verhuizing mogelijk zelf organiseren. Bij een verdieping vol meubilair en archief is professionele hulp vaak praktischer.
Verhuisdag. Label alles wat mee moet met de nieuwe ruimte erop. Plan een aparte afvoerdag vóór de verhuisdag, zodat je alleen verhuist wat blijft.
Oplevering oude pand. Leg de staat van het pand vast met foto's en spreek een opleverdatum af met de verhuurder.
Nieuwe werkplek testen. Controleer internet, printers, toegang en vergaderruimtes. Alles moet werken voordat het team binnenkomt.
Nazorg en evaluatie. Wat liep goed en wat niet? Handig voor de volgende keer en voor iedereen die na jou een verhuizing organiseert.
De checklist zegt wát je regelt. Dit stappenplan laat zien hoe je het aanpakt, met bij elke stap een praktische tip die het verschil kan maken.
Stap 1: voorbereiden
Zet de verhuisdatum vast en werk de tijdlijn hierboven uit voor je eigen situatie. Maak van de checklist een gedeeld document waarin iedereen ziet wie wat doet.
Tip: plan de verhuizing niet in je drukste periode. Een verhuizing kost aandacht, ook als alles goed gaat.
Stap 2: inventariseren en opruimen
Loop het kantoor ruimte voor ruimte door. Wat je niet meer gebruikt en niet hoeft te bewaren, hoeft ook niet mee. Digitaliseer archief waar dat mogelijk en toegestaan is.
Tip: laat medewerkers hun eigen bureau opruimen vóór de inventarisatie, niet erna. Dan weet je pas echt hoeveel je verhuist.
Stap 3: communiceren
Informeer het team zodra de datum vaststaat. Vertel waarom je verhuist, wat het nieuwe kantoor biedt en wat er van iedereen wordt verwacht. Zet afspraken op papier, niet alleen in een overleg.
Klanten en leveranciers informeer je een paar weken vooraf via e-mail en je website.
Tip: neem het team een keer mee naar het nieuwe kantoor vóór de verhuizing. Dat neemt veel vragen weg en zorgt ervoor dat iedereen alvast kennismaakt met de nieuwe werkplek.
Stap 4: de verhuisdag
Verhuis in een logische volgorde: eerst wat je nodig hebt om te werken, daarna de rest. Zet verhuisdozen niet op bureaus maar op de vloer, zodat werkplekken direct ingericht kunnen worden.
Tip: wil je je kantoor verhuizen met zo min mogelijk stilstand? Overweeg dan een verhuizing op vrijdag, zodat je het weekend hebt om de werkplekken klaar te maken. Controleer wel vooraf of je op die momenten toegang hebt tot beide locaties.
Stap 5: nazorg
Test in de eerste dagen alles wat in de nieuwe ruimte moet werken. Loop de adreswijzigingen nog een keer na. Plan na twee weken een korte evaluatie.
Tip: vraag medewerkers wat ze missen in het nieuwe kantoor. Kleine dingen, zoals een kapstok of een tweede scherm, bepalen hoe snel iedereen zich thuis voelt.
Wat kost een kantoorverhuizing?
Dat hangt af van wat je verhuist en waar je naartoe gaat. De kosten van een kantoorverhuizing verschillen per situatie. Wel kun je de belangrijkste kostenposten vooraf in kaart brengen:
- Verhuisbedrijf. Afhankelijk van het volume, de afstand en eventuele demontagewerkzaamheden.
- Nieuw meubilair. Een flinke investering als het oude meubilair niet mee kan of niet past.
- IT en bekabeling. Denk aan een nieuwe aansluiting, bekabeling en eventuele netwerkapparatuur.
- Dubbele huur. Wanneer het oude en het nieuwe huurcontract elkaar overlappen.
- Oplevering oude pand. Herstelwerk, schoonmaak of het terugbrengen van de ruimte in de oorspronkelijke staat.
- Productiviteitsverlies. De uren of dagen waarop medewerkers niet volledig kunnen werken. Een kostenpost die gemakkelijk wordt vergeten.
Kijk je naar deze lijst, dan valt iets op. Een deel van de kosten heeft niet zozeer te maken met het verplaatsen van spullen, maar met het kantoor waar je naartoe gaat.
Bij een instapklaar kantoor hoef je bijvoorbeeld geen volledig nieuwe inrichting aan te schaffen of zelf een internetaansluiting te organiseren. Daarmee kun je een aantal kostenposten en voorbereidende werkzaamheden beperken.
Zo maak je je kantoorverhuizing een stuk kleiner
De zwaarte van een kantoorverhuizing wordt voor een groot deel bepaald door de bestemming. Verhuis je naar een kaal kantoor, dan verhuis je niet alleen spullen. Je bouwt ook een nieuwe werkplek op.
Verhuis je naar een instapklaar kantoor, dan neem je vooral je laptop, je archief en je persoonlijke spullen mee. De belangrijkste voorzieningen zijn al aanwezig.
Kaal kantoor: wat regel je zelf?
- Meubilair kopen, laten leveren of meeverhuizen.
- Internet aanvragen en de aansluiting organiseren.
- Een schoonmaakbedrijf regelen.
- Contracten voor gas, water en elektriciteit afsluiten.
- Vergaderruimtes inrichten of apart huren.
- Bewegwijzering en bedrijfsuitstraling verzorgen.
- Tijd reserveren voor de volledige inrichting.
Instapklaar kantoor bij Officina: wat is al geregeld?
- Een ingerichte kantoorruimte met bureaus en bureaustoelen.
- Snel internet.
- Wekelijkse schoonmaak.
- Gas, water en elektriciteit.
- Gebruik van gedeelde vergaderruimtes en faciliteiten.
- Mogelijkheden om je bedrijfslogo bij je kantoor te plaatsen.
- Een werkplek waar je snel aan de slag kunt.
Bij een verhuizing naar Officina blijft er van de checklist hierboven dus vooral het administratieve deel over: je huidige contract opzeggen, je adres wijzigen, medewerkers en klanten informeren en de spullen inpakken die je daadwerkelijk wilt meenemen.
Ook wanneer je team groeit, is flexibiliteit belangrijk. Soms heb je geen compleet nieuw pand nodig, maar simpelweg meer werkplekken. Een interne verhuizing naar een groter kantoor kan dan een praktische oplossing zijn. Welke mogelijkheden er zijn, hangt af van de beschikbare ruimtes op de locatie.
Kantoorverhuizing in Rotterdam
Verhuis je naar of binnen Rotterdam, houd dan rekening met een paar praktische zaken. Zeker in het centrum vraagt een kantoorverhuizing om een goede voorbereiding.
Controleer vooraf waar de verhuiswagen kan laden en lossen en of er parkeermogelijkheden in de buurt zijn. Kijk ook of je gebruik kunt maken van een goederenlift en welke afspraken er gelden voor het verplaatsen van grotere spullen.
De bereikbaarheid van je nieuwe kantoor is minstens zo belangrijk. Niet alleen op de verhuisdag, maar ook voor je medewerkers en bezoekers. Een centrale locatie met goede verbindingen via het openbaar vervoer kan het dagelijkse woon-werkverkeer een stuk makkelijker maken.
Officina biedt instapklare kantoorruimtes op verschillende locaties in Rotterdam, waaronder de Coolse Poort aan Coolsingel 139, de Millenniumtoren aan Weena 690, de Weenatoren aan Weena 788 en Five55 aan Blaak 555.
De kantoorruimtes zijn ingericht en voorzien van faciliteiten zoals internet, schoonmaak en gedeelde ruimtes. Zo kun je je richten op je werkzaamheden, in plaats van eerst een volledig kantoor te moeten inrichten.
Werk je alleen of met een klein team? Dan kan een coworking-werkplek een goede optie zijn. Heb je vooral een zakelijk adres nodig, dan biedt een virtueel kantoor uitkomst.
Voor grotere teams zijn er mogelijkheden voor kantoorruimte op maat, afgestemd op de wensen en grootte van je organisatie.
Bekijk de mogelijkheden voor kantoorruimte huren in Rotterdam en ontdek welke locatie bij jouw bedrijf past.